【情報=洗濯物】多すぎる情報を整理するとっておきの方法

仕事ハック

「大切なメモがどこかに行った!」
「情報が多すぎて優先順位をつけられない!」
「大事な書類を探すだけで午前中が終わった!」

AI化が進んでいるにも関わらず、やるべき作業が増え続ける現代社会。あふれる情報の整理整頓は、今まだかつて無いほど困難になっています。

「どうしてあの人は、あんなに情報整理が上手いんだろうか?」なんて、思ったことありませんか?

実は多すぎる情報を整理する時は、たった一つのことを気をつければ良いのです。それは、「情報の分別」

この記事ではその「情報の分別」について説明します。さらに実際に情報を分別する時の、コツもお伝えしますね!

「情報の分別」に気をつけるだけで、情報整理の効率が格段に上がります。ぜひご一読を!

なお本記事は、以下のCrash Course動画を参考にしています。

Crash Courseって何?という人は、【留学準備中の人も】英語で教養を身につけるなら”Crash Course”を観よう を読んでもらえると疑問が解消しますよ!

Planning & Organization: Crash Course Study Skills #4

多すぎる情報を整理する、とっておきの方法

仕事に関する情報は、次の3つに分別してみるのがオススメ。

①プロジェクト:締切日までに作業(タスク)を済ませるべきこと
イベント:特定の日時と場所で行われること
アイディア:企画等に関する、様々な思いつき

情報をそれぞれに分別したら、分類ごとに保存場所を決めます

例えば

プロジェクト→紙の手帳
イベント→Googleカレンダー
アイディア→Googleキープ

といった具合に。

情報を分別し、種類に応じた箱に入れてしまうのです。例えばタオルは洗面台の棚に、シャツはタンスにしまう感覚ですね。

僕の場合は、プロジェクトイベントはGoogle Calendarにしまっています。そしてアイデアは、OneNoteがお決まりの収納ポイント。

Google系のアプリにこだわる理由は「あれ?あの情報どこにあるかな?」と思った時に、とりあえずGoogle系のアプリを調べておけば見つかるから。この「迷った時に、とりあえず探す場所」があると探す時に楽ですし、さらに安心感も得られます!

情報整理のコツ①:1箇所に集める→定位置にしまう

情報整理する段階を2つに分けます。そうすることで、目の前のタスクに集中できるので。

新しいアイディアやタスクを思いつくたびに、Google Calendarやメモ帳を起動していたのでは目の前の作業に集中できません。作業効率を下げないために、段階を分けることが有効なのです。

2つの段階とは、
①情報を一箇所に集める段階
②集めた情報を決められた場所にしまう段階
です。

※あまり情報を貯めると大変なので、まずは1日毎にしまうのを推奨します

僕の場合をお伝えします。ブログを書いていたり、論文を書いたりすると、色々と調べたいことや、気づいたことドンドン出てくるもの。

そんな時は、常時起動してあるOneNoteに書いていきます。ふっとアイディアが浮かんだら、サッとメモして、また作業に戻るのです。

一旦OneNoteにまとめたメモは、休憩時間や一日の振り返りの時間に、所定の場所にコピペします。

所定の場所に移す時に再度目にするので、メモの内容を思い出すきっかけになる点も、この方法の大きなメリット。

情報整理のコツ②:メンテナンスする

「情報を分別し、決められた場所に片付ける」

この情報整理システムは、一度構築したら終わりではありません。新しいことを始める時は、最初が大変なのです。

定期的に情報整理システムを振り返り、必要なら使いやすくシステムを変えていきましょう。そうすることで、情報整理システムが自分にとって最適化されていきます。

午前中の情報をお昼休みに整理したり、1日の情報を夕方に整理したり。自分の生活習慣にぴったりの方法を見つけてみましょう。

僕は特に予定が無ければ毎日18時頃から「日報づくり」と称して、1日の情報を整理しています。OneNoteを見て1日を振り返りつつ、各情報をGoogle Calendarやノートにしまうのです。

情報整理システムは、慣れないうちは使いにくいもの。振り返りをしながら、あなただけのシステムに育ててくださいね!

【情報=洗濯物】のイメージで整理するのがオススメ

情報の山に埋もれてしまって、身動きが取れなくなってしまう事態は避けたいもの。第一歩として、自分ができること(例:洗濯物のかたづけ)を情報整理に当てはめてみましょう。

まずは洗濯物を取り込むように、情報を一箇所に集める。それから情報の種類ごとに、決められた場所にしまう。上手くしまえなくても諦めず、何度も「取り込み」を経験して自分にぴったりの方法を見つけてみてくださいね!

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