【情報=洗濯物】多すぎる情報を整理するとっておきの方法

仕事ハック

「大切なメモがどこかに行った!」
「情報が多すぎて優先順位をつけられない!」
「大事な書類を探すだけで午前中が終わった!」

仕事や趣味でやりたいことが右肩上がりに増え続ける現代社会。あふれる情報を整理することは、今まだかつて無いほど困難になっています。

「どうしてあの同僚・友達はあんなに情報整理が上手いんだろうか?」なんて、思ったことありませんか?

実は多すぎる情報を整理する時は、たった一つのことを気をつければよかったのです。それは「情報の分類」です。

この記事では「情報の分類」について説明します。さらに実際に情報整理する際に、オススメの情報整理の原則もお伝えします。

「情報の分類」に気をつけるだけで、情報整理の効率が格段に上がります!!

 

なお今回の記事は以下のCrash Course動画を参考にしています。

Planning & Organization: Crash Course Study Skills #4

Crash Courseって何?という人は、【留学準備中の人も】英語で教養を身につけるなら”Crash Course”を観よう を読んでもらえると疑問が解消しますよ!

多すぎる情報を整理するとっておきの方法

仕事に関する情報の種類は、大雑把にいって次のように分類できます。

プロジェクト:締切日は決まっている。締切日までに作業(タスク)をしておく。
イベント:特定の日時と場所で行われる。
アイディア:企画等に関する、様々な思いつき
情報をそれぞれの種類に分類したら、分類ごとに保存場所を決めます。

例えば

プロジェクト→紙の手帳
イベント→Googleカレンダー
アイディア→Googleキープ
といった具合です。

靴を靴箱に、洋服を洋服だんすにしまうのは簡単ですよね。情報を分類し、その分類に対応した箱を用意することで、情報を整理しやすくなります。

僕の場合は、プロジェクトやイベントはGoogle Calendarにしまっています。そしてアイデアは、メモ紙に書いています。以前はアイディアを書いた紙を、別の紙ノートに貼っていました。ですが手間に感じたので、今ではスキャンしてGoogle Driveで保存しています。

Google系のアプリにこだわる理由は「あれ?あの情報どこにあるかな?」と思った時に、とりあえずGoogle系のアプリを調べておけば見つかるからです。

身の回りの片付けをするように、情報を分類して決められた場所に片付ける感覚です。

情報整理の原則①:1箇所に集める→定位置に置く

情報を一旦一箇所に集める段階と、集めた情報を決められた場所に片付ける段階に分けます。(あまり貯めると大変なので、まずは1日毎に片付けるのがオススメ)

新しいアイディアやタスクを思い出すたびに、Google Calendarやメモ帳を起動していたので目の前の作業に集中できません。シングルタスクをするためにも、段階を分けることが有効なのです。

僕の場合をお伝えします。noteを書いていたり、論文を書いたりすると、色々と調べたいことや、メモをしたいことがドンドン出てきます。

対策として、僕は作業机上に最低一つ、紙のメモ帳を置いています。頭の中をふっとアイディア等がよぎったら、手書きでパパパとメモをして、また目の前の作業に戻るのです。アイディアを書いた紙のメモ帳は、休憩時間や一日の振り返りの時間に、あるべき場所に片付けたり、デジタル化します。

年がら年中情報を整理する必要はないのです。目の前の作業が大事だから。

情報整理の原則②:カスタマイズする

「情報を分類し、あるべき場所に片付ける」

この情報整理システムは、一度構築したら終わりではありません。crash courseの動画内でも「entropy(乱雑さ)が増大する」と説明されています。

定期的に情報整理システムを振り返り、必要なら自分が使いやすいやり方にシステムを変えていきましょう。そうすることで、情報整理システムが自分にとって最適化されていきます。

午前中の情報をお昼休みに整理したり、1日の情報を夕方に整理したり。自分にぴったりのタイミングを試行錯誤してみてくださいね。

僕は特に予定が無ければ毎日19時から「日報づくり」と称して、1日の情報を整理しています。Googleキープを見たり、紙のメモをみたりして1日を振り返りつつ、各情報をGoogle Driveに整理しています。そして「日報づくり」の最後には「#よいよい日記」をつぶやいています。

「#よいよい日記」とは、「宵のうちに、1日に起きた良いことをまとめた日記」のことです。劣等感が酷い自分が、自己肯定感を高めるためにも続けています。情報を整理しつつ、自分の良いところにも眼を向けられるのでオススメです。

毎日振り返る他にも、2週間に1度「隔週報づくり」をしたり、毎月1日には「月報づくり」をしたりして情報整理システムをカスタマイズしています。

情報整理システムは、慣れないうちは使いにくいもの。振り返りをしながら、自分好みのシステムに育てていく感じです。

【情報=洗濯物】のイメージで整理するのがオススメ

情報の山に埋もれてしまって、身動きが取れなくなってしまう事態は避けたいもの。情報整理の第一歩として、自分ができること(例:洗濯物のかたづけ)を情報整理に応用してみましょう。

まずは洗濯物を取り込むように、情報を集めるフェーズを設ける。それから情報の種類ごとに、決められた場所にしまう。上手くしまえなくても諦めず、何度も「洗濯物しまい」を経験して自分がしっくりくる方法を見つけるのです。

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